Birou | مجموعة برامج الفوترة للشركات الصغيرة و المتوسطة

شركة جديدة

كل نوع من أنواع الاشتراك مقيد بأقصى عدد من الشركات , على سبيل المثال في الخطة المجانية يمكنك إنشاء شركة , بينما في الخطة الاحترافية يمكنك إنشاء المزيد. لا يمكنك استخدام ميزات Birou Suite إلا بعد إنشاء شركة واحدة أو الانضمام إليها على الأقل.

يتطلب إنشاء شركة جديدة إكمال نموذج يتكون من 4 خطوات. الخطوة الأولى هي التكوين العام لعملك , يجب عليك إدخال عنوان عملك (الاسم العام , اسم الشركة) ويمكنك إضافة شعارك الذي سيتم استخدامه في جميع ملفات PDF ورقم هاتفك وموقع الويب الخاص بك. يمثل حقل لغة PDF اللغة الافتراضية المستخدمة في ملفات PDF الخاصة بك , ويمكن بالطبع تعديل هذا الخيار على كل ملف PDF تقوم بإنشائه.

الخطوة الثانية هي إدخال المعلومات المحاسبية المتعلقة بنشاطك. الحقل الأول الذي يجب تحديده هو تحديد نشاط شركتك. يتعلق الحقل التالي برقم التسجيل الضريبي الخاص بك , وهذا الحقل ليس إلزاميًا ولكن يمكن إكماله للحصول عليه في ملفات PDF الخاصة بك. اختر بعد السنة المالية لشركتك (أول شهر من النشاط - شهر إغلاق السنة المالية). العملة الرئيسية هي العملة الافتراضية المستخدمة وكذلك العملة التي ستحصل بها على إحصاءاتك وتقاريرك. لا يمكن تغيير العملة الأساسية إذا كنت قد أنشأت بالفعل فاتورة أو نفقة أو أمر شراء أو عرض أسعار أو دفع.

الخطوة التالية مرتبطة بعنوان شركتك , وملئه اختياري ولكن يمكن استخدام كل حقل مملوء في ملفات PDF الخاصة بك.

الخطوة الأخيرة , البنك , تتعلق بالتفاصيل المصرفية لحسابك المصرفي للشركة التي تديرها. إنه اختياري أيضًا ولكن يمكن استخدامه إذا تم ملؤه في ملفات PDF الخاصة بك.

لوحة التحكم

تحليل المبيعات للسنة المالية الحالية

في الشكل الأول من لوحة القيادة تجد تحليلاً لمبيعاتك للسنة المالية الحالية. يأخذ هذا التحليل في الاعتبار عروض الأسعار الخاصة بك بالحالة "مرسلة" , وفواتيرك بنفس الحالة بالإضافة إلى مدفوعاتك المستلمة. لعرض فواتيرك أو عروض الأسعار أو المدفوعات المستلمة فقط , انقر فوق العنوان المناسب في أسفل الشكل الموجود على اليمين

التمرين الحالي

يوضح هذا الرقم النتيجة بين دخلك ونفقاتك خلال السنة المالية الحالية. يعرض لك فقط إجمالي النفقات المخصومة من دخلك شهريًا للسنة المالية الحالية بأكملها. قم بالمرور فوق المنحنى لعرض النتيجة لشهر محدد.

إجمالي الرصيد

الرقم المعروض يمثل نتيجة نفقاتك وإيراداتك منذ أول نشاط لعملك.

إجمالي المصروفات والدخل

يوضح هذان الرقمان إجمالي الإيرادات والمصروفات خلال جميع أنشطة عملك.

المصروفات مقابل الدخل للسنة المالية الحالية

يوضح لك هذا الرقم مقارنة شهرية بين نفقاتك ودخلك بناءً على مدفوعاتك المستلمة والمدفوعات الصادرة. اسحب المؤشر على المنحنى للحصول على إجمالي النفقات والدخل للشهر المختار.

الفئات الرئيسية للنفقات للسنة المالية الحالية

في هذا الرقم الأخير ستجد قائمة بأهم 6 فئات للنفقات للسنة المالية الحالية. اسحب المؤشر فوق إحدى الفئات للحصول على إجمالي هذا التمرين.

المتعاونون

يمكنك دعوة زملائك والمتعاونين للانضمام إلى شركتك على Birou Suite من أجل مشاركتهم إدارة شركتك مع التمتع بكل إمكانية الوصول إلى جانب إمكانية دعوة أنفسهم إلى متعاونين آخرين. و

لدعوة متعاون للانضمام إلى شركتك , أدخل اسمه بالكامل وعنوان بريده الإلكتروني في New Collaborator وانقر فوق إضافة. سيتم إرسال بريد إلكتروني للدعوة تلقائيًا إلى موظفك.

يجب قبول الدعوة أو رفضها في غضون أسبوع , وإلا فسيتم إلغاؤها تلقائيًا.

يمكنك أيضًا بصفتك مالك الشركة إزالة الوصول إلى متعاون وقتما تريد.

إدخالات إضافية

الإدخال الإضافي هو حقل يتم إضافته إلى المستند الخاص بك (الفاتورة , تقدير ...) بمبلغ كنسبة مئوية من إجمالي الضرائب المستبعدة أو رقم ثابت.

يمكننا أخذ مثال بسيط وعملي لإدخال إضافي يتم استخدامه دائمًا تقريبًا وهو الطابع الضريبي.

لإضافة إدخال إضافي , أدخل عنوانه مثل Tax Stamp , واختر قيمته الافتراضية التي سيتم استخدامها مباشرةً في مستنداتك (والتي يمكنك تغييرها مباشرةً في المستند المعني إذا لزم الأمر) واختر نوعها بين نسبة مئوية (٪) أو رقم ثابت (0.00).

يتيح لك مربع" الاستخدام "تحديد ما إذا كان يمكن استخدام الإدخال الإضافي يدويًا أو تلقائيًا في ظل بلد معين أو شرط معين للعملة , أو لاستخدامه في كل مكان.

سيؤدي الاستخدام المشروط حسب البلد إلى ظهور الإدخال الإضافي الخاص بك فقط إذا كانت دولة العميل أو المورد هي نفس الدولة المختارة في ذلك الإدخال المعني. يمكنك بالطبع اختيار عدم استخدام هذا الإدخال في مستند معين حتى إذا تم استيفاء الشرط , لكنك لن تجد هذا الإدخال في مستند ليس عميله أو مورده من نفس البلد. تنطبق نفس القاعدة على شرط العملة.

الاستخدام اليدوي سيجعل هذا الإدخال متاحًا في جميع مستنداتك , دون تمكينه افتراضيًا عليها. من ناحية أخرى , سيضمن استخدام Anywhere أن يصبح هذا الإدخال متاحًا ومُفعَّلاً على جميع مستنداتك.

لن يتم استخدام الإدخالات الإضافية المضافة تلقائيًا في مستنداتك القديمة , ولكنك ستجدها متاحة ويمكنك تنشيطها هناك.

الضرائب

يمكنك إضافة ضرائب شركتك مثل ضريبة القيمة المضافة من علامة التبويب الضرائب.

لإضافة ضريبة جديدة , أدخل عنوانها مثل ضريبة القيمة المضافة ومعدلها على سبيل المثال 19 لإنشاء ضريبة بنسبة 19٪. يمكن استخدام هذه الضريبة مباشرة على مستنداتك لكل عنصر.

يمكنك تعديل الضرائب القديمة أو حذفها بشرط ألا تكون الضريبة المعنية مستخدمة بالفعل.

التخصيص

تتيح لك علامة تبويب التخصيص تكوين عدة عناصر لشركتك مثل عنوان مستند PDF والاسم التسلسلي المستخدم وفئات مشترياتك من النفقات وطرق الدفع للمدفوعات الصادرة والمستلمة و الشروط الافتراضية المضمنة في مستنداتك.

سلسلة الأسماء

في كل مستند تقوم بإنشائه , يتم إرفاق رقم فريد به. على سبيل المثال , في حالة الفاتورة , سيكون لها الرقم الافتراضي 00001 مسبوقًا بـ INV , مما ينتج عنه اسم معروض في ملف PDF على النحو التالي: INV-00001. يجب أن يكون لكل مستند رقم فريد في السنة.

في Birou Suite , يمكن تعريف كل اسم تسلسلي أو رقمي بثلاثة عناصر: بادئة وحقل ديناميكي والرقم التالي المطلوب استخدامه. يرجى ملاحظة أن الرقم التالي الذي يجب استخدامه لا يمكن أن يكون رقمًا مستخدمًا بالفعل.

الحقل الديناميكي هو حقل تتغير قيمته بناءً على تاريخ المستند الخاص بك. لديك 4 اختيارات في هذا المجال ؛ لا شيء لعدم استخدام قيمة ديناميكية , "YYYY" لعرض السنة منذ التاريخ الذي تم إدخاله , مما ينتج عنه اسم سلسلة مثل INV-2021-00001 على سبيل المثال , "YYYY-MM" لعرض الشهر بالإضافة إلى السنة , أو "YY-MM" لعرض آخر رقمين من السنة بالإضافة إلى شهر تاريخ المستند.

إذا كنت قد أنشأت مستنداتك بالفعل وترغب في تحديثها تلقائيًا باستخدام تكوين اسم تسلسلي جديد , فحدد المربع "تحديث كل الفاتورة (الفواتير) لاستخدام التنسيق التسلسلي للأسماء أعلاه" لتحديث فواتيرك مع الإشارة إلى رقم البداية والتكوين الجديد. يمكنك القيام بذلك مرة أخرى لجميع أنواع المستندات (عروض الأسعار , والمدفوعات , والمصروفات , وما إلى ذلك).

رؤوس ملفات PDF

يتم استخدام رؤوس PDF الخاصة بك تلقائيًا في ملفات PDF التي تم إنشاؤها وتعتمد على البيانات التي أدخلتها حول إعداد عملك مثل عنوان عملك والتفاصيل المصرفية.

على اليمين تجد المتغيرات المحتملة , بالنقر فوق أحد هذه المتغيرات يمكنك تضمينها في المربع الموجود على اليسار والذي يمثل رأس ملفات PDF الخاصة بك. سيتم إنشاء كل متغير ديناميكيًا مباشرة على ملف PDF الخاص بك , إذا كنت تريد إضافة نص , فقم بذلك في المربع الموجود على اليسار.

فئات الشراء

تُستخدم فئات الشراء لتجميع نفقاتك ضمن فئات محددة. يمكنك إضافة فئة عن طريق إدخال عنوانها ثم النقر فوق إضافة.

يمكنك تعديل فئات الشراء القديمة أو حذفها طالما أن الفئة المعنية ليست قيد الاستخدام بالفعل.

طرق الدفع

تُستخدم طرق الدفع لتحديد كيفية إصدار أو استلام دفعة. يمكنك إضافة طريقة دفع عن طريق إدخال عنوانها ثم النقر فوق إضافة.

يمكنك تعديل طرق الدفع القديمة أو حذفها طالما أن الطريقة المعنية ليست مستخدمة بالفعل.

الشروط الافتراضية

يمكنك إرفاق شروط بمستنداتك , على سبيل المثال تحديد مبلغ السلفة المطلوبة للفاتورة أو عملية التحقق من صحة عرض الأسعار على سبيل المثال. قد تحتوي هذه الشروط على محتوى افتراضي يتم تطبيقه تلقائيًا على مستنداتك , ويمكنك تعديله مباشرةً في مستند معين.

إذا كنت تريد تحديث جميع فواتيرك القديمة بشروط جديدة على سبيل المثال , فحدد "تحديث كل الفاتورة (الفواتير) لاستخدام الشروط المذكورة أعلاه". سيؤدي هذا الإجراء إلى تطبيق هذا الشرط الجديد على جميع فواتيرك.

يمكنك أيضًا تحديد الشروط الافتراضية للفاتورة على سبيل المثال مباشرةً من الفاتورة عن طريق تحديد "الاستخدام في المستقبل" بعد إدخال الشروط الجديدة التي سيتم استخدامها في الفاتورة التي يتم تعديلها بالإضافة إلى أي فاتورة إنشاء لاحقًا.

التقويم

نوفر لك تقويمًا يتيح لك الحصول على تفاصيل فواتيرك وعروض الأسعار والمدفوعات المستلمة والصادرة والمصروفات وأوامر الشراء والاستلام وإصدار العناصر الخاصة بك.

لتصفية العرض وعدم إظهار عروض الأسعار على سبيل المثال , انقر فوق عروض الأسعار في العمود الأيسر. للاطلاع على مزيد من التفاصيل حول عملية ما , انقر عليها مباشرة في التقويم. يمكنك أيضًا تغيير العرض إلى شهري ويومي وأسبوعي من المربع الأول في أعلى التقويم.

سجل الوصول

في كل مرة تقوم فيها بإجراء عملية على النظام الأساسي أو يقوم بها أحد موظفيك , تتم إضافة إدخال إلى سجل الوصول لتزويدك بسجل لجميع الإجراءات التي تم تنفيذها على عملك. يوضح لك سجل الوصول الشخص الذي نفذ الإجراء , وفي أي فئة , وتاريخ الإجراء , والنوع (الإنشاء , والحذف , والاتصال , والتعديل) , والعنصر المعني.

ملفاتي

في علامة التبويب ملفاتي , ستجد جميع ملفات PDF التي قمت بإنشائها بالفعل. يمكنك تنزيل ملف PDF الخاص بك مباشرةً من علامة التبويب هذه أو تنزيل كل شيء كملف مضغوط واحد بالنقر فوق تنزيل أسفل النسخ الاحتياطي في أسفل العمود الأيسر.

يمكنك تصفح قائمة ملفات PDF الخاصة بك حسب الفئة أيضًا (الفواتير , عروض الأسعار ..) من خلال النقر على الفئة المناسبة على يسارك.

تقاريري

المبيعات بواسطة العميل

يسمح لك هذا التقرير بعرض قائمة مبيعاتك لكل عميل مع عدد الفواتير المرسلة لكل عميل , وإجمالي الفواتير باستثناء الضرائب بما في ذلك الضرائب.

يمكنك تصفية هذا التقرير حسب تاريخ البدء وتاريخ الانتهاء عن طريق تغيير الحقلين "من" و "إلى" والنقر على "تصفية". بالنقر فوق تصدير , يمكنك أيضًا تنزيل تقريرك بتنسيق xls و csv و xlsx و tsv من تاريخ البدء والانتهاء الذي تختاره وبلغتك المفضلة.

المبيعات حسب الصنف

في تقرير المبيعات حسب الأصناف ستجد ملخصًا مفصلاً حسب الكمية وإجمالي مبيعات العناصر المباعة.

يمكنك تصفية هذا التقرير حسب تاريخ البدء وتاريخ الانتهاء عن طريق تغيير الحقلين "من" و "إلى" والنقر على "تصفية". بالنقر فوق تصدير , يمكنك أيضًا تنزيل تقريرك بتنسيق xls و csv و xlsx و tsv من تاريخ البدء والانتهاء الذي تختاره وبلغتك المفضلة.

أرصدة العملاء

يسمح لك ملخص أرصدة العملاء بالحصول على إجمالي حساب فواتير عملائك بالعملة الرئيسية لشركتك بالإضافة إلى عملة عملائك قبل التحويل. سعر الصرف المستخدم هو السعر الذي يتم إدخاله في الفواتير.

يمكنك تصفية هذا التقرير حسب تاريخ البدء وتاريخ الانتهاء عن طريق تغيير الحقلين "من" و "إلى" والنقر على "تصفية". بالنقر فوق تصدير , يمكنك أيضًا تنزيل تقريرك بتنسيق xls و csv و xlsx و tsv من تاريخ البدء والانتهاء الذي تختاره وبلغتك المفضلة.

تفاصيل الرصيد المسن

يتيح لك هذا التقرير الحصول على جميع الفواتير غير المدفوعة حتى الآن في صفحة واحدة. ستجد في هذا التقرير تاريخ الفاتورة المتأخرة والعميل المعني والمبلغ غير المسدد وعمر فاتورة الفاتورة والمبلغ الإجمالي للفاتورة بعملة العميل وعملة شركتك.

بالنقر فوق تصدير , يمكنك أيضًا تنزيل تقريرك بتنسيق xls و csv و xlsx و tsv من تاريخ البدء والانتهاء الذي تختاره وبلغتك المفضلة.

تفاصيل الفاتورة

ملخص جميع فواتيرك مفصلة حسب الحالة والتاريخ والعميل والإجمالي باستثناء الضرائب بما في ذلك ضريبة القيمة المضافة بعملتك وعملة عميلك.

يمكنك تصفية هذا التقرير حسب تاريخ البدء وتاريخ الانتهاء عن طريق تغيير الحقلين "من" و "إلى" والنقر على "تصفية". بالنقر فوق تصدير , يمكنك أيضًا تنزيل تقريرك بتنسيق xls و csv و xlsx و tsv من تاريخ البدء والانتهاء الذي تختاره وبلغتك المفضلة.

تفاصيل عرض الأسعار

في هذا التقرير ستجد قائمة عروض الأسعار الخاصة بك مفصلة حسب الحالة والتاريخ والعميل والمبلغ مع عملتك بالإضافة إلى عملة العميل.

يمكنك تصفية هذا التقرير حسب تاريخ البدء وتاريخ الانتهاء عن طريق تغيير الحقلين "من" و "إلى" والنقر على "تصفية". بالنقر فوق تصدير , يمكنك أيضًا تنزيل تقريرك بتنسيق xls و csv و xlsx و tsv من تاريخ البدء والانتهاء الذي تختاره وبلغتك المفضلة.

المشتريات من قبل المورد

يتيح لك هذا التقرير عرض قائمة مشترياتك حسب المورد مع عدد النفقات التي أرسلها العميل, وإجمالي النفقات باستثناء الضرائب بما في ذلك الضرائب.

يمكنك تصفية هذا التقرير حسب تاريخ البدء وتاريخ الانتهاء عن طريق تغيير الحقلين "من" و "إلى" والنقر على "تصفية". بالنقر فوق تصدير , يمكنك أيضًا تنزيل تقريرك بتنسيق xls و csv و xlsx و tsv من تاريخ البدء والانتهاء الذي تختاره وبلغتك المفضلة.

المشتريات حسب العنصر

في تقرير المصاريف حسب العناصر ستجد ملخصًا مفصلاً حسب الكمية والمصروفات الإجمالية للعناصر التي اشتريتها.

يمكنك تصفية هذا التقرير حسب تاريخ البدء وتاريخ الانتهاء عن طريق تغيير الحقلين "من" و "إلى" والنقر على "تصفية". بالنقر فوق تصدير , يمكنك أيضًا تنزيل تقريرك بتنسيق xls و csv و xlsx و tsv من تاريخ البدء والانتهاء الذي تختاره وبلغتك المفضلة.

المدفوعات المستلمة

في تقرير المدفوعات المستلمة ستجد قائمة بالدفعات المستلمة مفصلة حسب العميل والتاريخ والمرجع وطريقة الدفع المستخدمة بالإضافة إلى مبلغ الدفع بعملتك وعملة العميل

يمكنك تصفية هذا التقرير حسب تاريخ البدء وتاريخ الانتهاء عن طريق تغيير الحقلين "من" و "إلى" والنقر على "تصفية". بالنقر فوق تصدير , يمكنك أيضًا تنزيل تقريرك بتنسيق xls و csv و xlsx و tsv من تاريخ البدء والانتهاء الذي تختاره وبلغتك المفضلة.

الدفعات المصدرة

في تقرير المدفوعات الصادرة ستجد قائمة بمدفوعاتك الصادرة مفصلة حسب المورد والتاريخ والمرجع وطريقة الدفع المستخدمة بالإضافة إلى مبلغ الدفع بعملتك وعملة المورد.

يمكنك تصفية هذا التقرير حسب تاريخ البدء وتاريخ الانتهاء عن طريق تغيير الحقلين "من" و "إلى" والنقر على "تصفية". بالنقر فوق تصدير , يمكنك أيضًا تنزيل تقريرك بتنسيق xls و csv و xlsx و tsv من تاريخ البدء والانتهاء الذي تختاره وبلغتك المفضلة.

ملخص الضرائب

ستجد في هذا التقرير قائمة ضرائبك مفصلة حسب العنوان والسعر والمبلغ الذي تم فرض هذه الضريبة عليه بالإضافة إلى المبلغ الإجمالي المسجل مع هذه الضريبة.

بالنقر فوق تصدير , يمكنك أيضًا تنزيل تقريرك بتنسيق xls و csv و xlsx و tsv من تاريخ البدء والانتهاء الذي تختاره وبلغتك المفضلة.